West-Vlaanderens Mooiste

 
 
 

Scanprogramma voor de inschrijvingen

De clubs die een recreatieve wielertocht organiseren, beheren zelf de inschrijvingen voor hun tocht. Concreet betekent dit dat de clubs de vergunningen inscannen en dat zij de dagvergunningen afleveren. 

De vergunningen van de leden van Cycling Vlaanderen kunnen ingescand worden met het scanprogramma van Cycling Vlaanderen. De clubs kunnen het programma op een laptop installeren en deze gebruiken bij hun inschrijving. De gegevens van de dagvergunninghouders kunnen opgelijst worden en doorgestuurd naar Cycling Vlaanderen. Hieronder wat meer gedetailleerde info. 

Tips en bijkomende gedetailleerde info:

  • Het scanprogramma 'WBV Inschrijvingen' installeren
    Om te kunnen scannen, dient het scanprogramma van Cycling Vlaanderen geïnstalleerd te zijn op een laptop ter plaatse bij de inschrijvingen.
    De leden van Cycling Vlaanderen en andere federaties kunnen we op die manier gaan registreren. Via deze link kan je het scanprogramma downloaden: http://www.wiebovlaanderen.be/upload/vtt2/publish.htm

    LET OP: Er dient steeds bij Cycling Vlaanderen een serienummer aangevraagd te worden om het programma op een pc te kunnen installeren. Mail hiervoor naar: geert.verpoest@cycling.vlaanderen.

    Een handboek van het scanprogramma (in PDF) kan je hier downloaden:
    Inschrijvingen_manual.pdf

  • Dagvergunningen
    Wie aan jullie tochten wenst deel te nemen zonder aangesloten te zijn bij Cycling Vlaanderen (of andere federaties: FCWB, VWB, VBR, NTFU, FFCT, FFBC), moet in overeenstemming met het Vlaamse decreet een dagvergunning nemen. We wensen toch wel de verantwoordelijkheid te benadrukken die de club daarbij draagt. Men moet zich bewust zijn van de decretale verplichting en de verantwoordelijkheid niet-vergunninghouders op die manier te verzekeren.

    HOE EEN DAGVERGUNNING AFLEVEREN?

    1. Dagverzekeringsstrookje
    De dagvergunninghouders vullen het dagverzekeringsstrookje in
    ( Dagvergunning.pdf ) en betalen 2 euro meer om een dagverzekering te verkrijgen. Clubs gebruiken dit standaardstrookje om de nodige informatie te verzamelen van de dagvergunninghouders.

    Voor een dagvergunning blijft de maximaal toegestane leeftijd 75 jaar. Op het standaard strookje voor dagvergunningen wordt daarom ook naar de leeftijd gevraagd.

    De dekking voor hartfalen is niet inbegrepen bij dagvergunninghouders.

    Deelnemers onder de 15 jaar mogen gratis deelnemen aan wielertochten als ze lid zijn van Cycling Vlaanderen. Niet leden jonger dan 15 jaar betalen 2 euro voor een dagverzekering aan de organisatie.

    2. Excel-lijst dagvergunningenoverzicht
    Cycling Vlaanderen vraagt zijn organiserende clubs om de verzamelde informatie van de dagverzekeringsstrookjes in te gegeven in de standaard Excellijst 'Dagvergunningenoverzicht' (zie Dagvergunningenoverzicht.xls ). Vanaf 1 januari 2017 is dit echter niet meer verplicht.

    Clubs die er voor kiezen om de lijst niet meer op te maken en door te sturen, vragen we om de strookjes van de dagvergunningen zorgvuldig te bewaren. Indien een aangifte van een ongeval binnenkomt bij Concordia (verzekeringsmakelaar Cycling Vlaanderen) zal gevraagd worden om een scan te nemen van het strookje van de persoon in kwestie en om de scan door te sturen.

    3. Mail naar Cycling Vlaanderen
    Clubs die de lijst wel nog wensen op te sturen mogen dit doen door de lijst te versturen naar mathieu.bruyneel@cycling.vlaanderen. Gelieve dit binnen de 30 dagen na de organisatiedatum te doen. Bij gebeurlijke ongevallen kijken wij de lijst dan voor je na. De strookjes dien je dan minder lang bij te houden als organisator.


    PERMANENTE DAGVERGUNNINGEN

    Sinds kort kunnen niet-leden ook een permanente dagvergunning nemen. Deze vragen ze aan via de website van Cycling Vlaanderen. Deze deelnemers dienen geen strookje voor een dagvergunning meer in te vullen. Ze hebben een document via email ontvangen met daarop een barcode. Deze barcode kan ingescand worden via het scanprogramma van Cycling Vlaanderen.

    De ingescande permanente dagvergunningen dien je niet meer te vermelden op de Excel-lijst. Zij staan reeds geregistreerd in het scanprogramma van Cycling Vlaanderen.

    Bij het uploaden van je scanresultaten naar de server van Cycling Vlaanderen, dien je alleen het aantal 'papieren dagvergunningen' nog door te geven via "Dagverg. en anderen".
    Het totale aantal permanente dagvergunningen kan je zien door in het scanprogramma onderaan te klikken op 'klassement' en dan door te kiezen voor 'klassement alle afstanden'.

    FACTURATIE

    Cycling Vlaanderen verstuurt naar de club die een tocht organiseert een factuur die zal bestaan uit:
    1. de bondsbijdrage (om op de kalender geplaatst te worden) van 20 euro voor gewone organisaties of 70 euro voor classics
    2. Het aantal doorgegeven dagvergunningen vermenigvuldigd met 1,25 euro.

  • Ondersteuning Wielerbond Vlaanderen
    Organiserende clubs die graag begeleiding ontvangen van een afgevaardigde van Cycling Vlaanderen kunnen dit aanvragen via de provinciale recreatieve voorzitter van Cycling Vlaanderen.

    Tijdens deze ondersteuning zal de afgevaardigde de club bijstaan bij de inschrijvingen. Indien een afgevaardigde gevraagd wordt om bij te staan dan zal de organisatie de medewerker van Cycling Vlaanderen hiervoor vergoeden (= 25 euro per dag). De aanvraag tot ondersteuning dient gericht te worden aan de provinciale voorzitter van Cycling Vlaanderen. Gelieve dit tijdig bij hen aan te vragen. Hieronder vind je de contactgegevens per provincie:

    Antwerpen
    Louis Laureyssens
    Kruidenlaan 52
    2180  Ekeren
    0495572082 - 036463081
    louis.laureyssens@telenet.be
    Limburg
    Luc Gerards
    Lindeboomstraat 27
    3540  Herk-De-Stad
    013553783 - 0495422456
    luc.gerards@wbvl.be
    Oost-Vlaanderen
    Stefaan Lauwaert
    Leliestraat 5
    9552  Borsbeke
    - 0494511593
    stefaan.lauwaert@proximus.be
    Vlaams-Brabant
    Fernand Vangeel
    Waversebaan 292
    3050  Oud-Heverlee
    016470551 - 0473753292
    fernand.vangeel@skynet.be
    West-Vlaanderen
    André Henneco
    Handboogstraat 2/0009
    8000  Brugge
    050311101 - 0478680625
    henneco.a@telenet.be


© Cycling Vlaanderen